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Ausgewählte Ausgabe: 09-2017 Ansicht: Modernes Layout
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Einkaufen 4.0

Veränderte Bestellprozesse | Der operative und administrative Einkauf wird aufgrund der Digitalisierung aussterben. So lautet eine der Aussagen des BME aus seiner aktuellen Vorstudie zu Einkauf 4.0. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen hat zur Folge, dass sich Arbeitsaufgaben im Einkauf verändern. Insbesondere in der Branche Maschinen- und Anlagenbau müssen zunächst die Beschaffungsprozesse im Rahmen von eProcurement verbessert werden. Erst dann ist der Weg für die Digitalisierung frei.


In einer voll digitalisierten Welt erhält der Einkäufer per Knopfdruck Daten in Echtzeit auf sein Tablet. So kann er eine schnelle Entscheidung treffen, beispielsweise wenn Lieferanten aufgrund einer Krise, wie im Jahr 2016 in der Türkei, ausgelistet werden müssen. Während dieses Lieferantensourcing laufen im Hintergrund Bestellungen und Auftragsbestätigungen automatisch ab. Der Einkäufer, der als Manager zu externen und internen Schnittstellen fungiert, gewinnt mehr Zeit, um neue Geschäftsfelder und Produkte zu entwickeln. Dabei nutzt und analysiert er Big Data. So könnte ein Szenario im Rahmen von Einkauf 4.0 aussehen, allerdings ist dies insbesondere in der Maschinen- und Anlagenbranche noch Zukunftsmusik.

eProcurement heute – Einkauf 4.0 morgen?

Die Hauptproblematik: Es existieren zunächst einmal unterschiedliche Auffassungen, was genau sich hinter Industrie 4.0 und damit auch Einkauf 4.0 - also der Digitalisierung von Geschäftsprozessen - verbirgt, so der Experte und Berater Friedrich Klement von Phoron Consulting: „Für die einen stellt die Bearbeitung von Bestellungen per E-Mail schon eine Digitalisierung dar. Das zeigen unsere Erfahrungen mit Kunden aus dem Maschinen- und Anlagenbau. Hier ist die Automatisierung der Einkaufsorganisation, das heißt die Beschleunigung der operativen Prozesse, bereits ein großer Fortschritt. Für die anderen wäre der nächste große Schritt, den strategischen Einkauf aufgrund seiner Rolle und Vernetzung im Unternehmen sowohl intern als auch extern zu stärken.“ Als Vorreiter gilt die Automobilbranche. Denn hier sind die operativen und administrativen Einkaufsprozesse weitestgehend automatisiert. Von der Anfrage über die Auftragsbestätigung bis hin zum Rechnungsprozess – der elektronische Beschaffungsprozess oder auch EDI-Prozess läuft mithilfe von eProcurement-Tools vollständig elektronisch und in Echtzeit ab. Was sich in der Branche Automotive über Jahrzehnte aufgrund standardisierter Teile gut etablieren ließ, kann für andere Branchen wie Maschinen- und Anlagenbau nicht eins zu eins übernommen werden. Das liegt unter anderem daran, dass Maschinen- und Anlagenbauer nicht für jedes individuell konstruierte Teil Standardmaterialien oder Artikel mit ihren Lieferanten austauschen können. Deshalb ist und kann Einkauf 4.0 nicht für alle Branchen gleichermaßen umgesetzt werden.

Einkaufsprozess im Maschinenbau verschlingt Zeit und Geld

Einigkeit besteht laut der gemeinsamen Studie des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) und des Fraunhofer-Instituts für Materialfluss und Logistik IML in der Veränderung der Aufgaben im Einkauf [1]. Dass aber, so ein weiteres Studienergebnis, der operative und administrative Einkauf ausstirbt, sieht der Procurement-Experte Klement etwas anders: „Ich würde die Aussage nicht zu 100 % unterschreiben. Der operative Einkauf ist z.B. das Verhandeln von Kontrakten, das bedeutet immer noch sehr viel Einkaufs Know-how. Gleichzeitig wird unglaublich viel Zeit in sinnlose Prozesse investiert, die Geld kosten. Wenn wir uns die Beschaffungsprozesse eines Maschinen- oder Anlagenbauers ansehen, dann machen die Kosten zum Teil 40 % des Gesamtprozesses aus. Das ist viel Geld, das sich mit passenden Tools - mit denen Daten automatisiert bereitgestellt werden - einsparen lässt.“ An diesen e-Procurement-Tools haben die Unternehmen nach Auffassung von Klement in der Vergangenheit gespart. Deshalb läuft bei 80 % der deutschsprachigen Unternehmen der Einkaufsprozess noch konventionell ab, indem sich beispielsweise der Einkäufer die Konstruktionszeichnung für die Bestellung notwendiger Teile noch selbst beschaffen muss, diese auf ein Medium speichert und per Fax oder Mail an den Lieferanten abschickt. Das zeigt auch eine PwC-Studie aus dem Jahr 2014, wonach die Hälfte der 110 befragten Einkaufsleiter noch Fax und E-Mail für den Bestellprozess verwenden [2].

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Autoren

 Rebecca Vlassakidis

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