Technische Kommunikation braucht Standards

Konstrukteure, Redakteure, Monteure, Anwender: Der Lebenszyklus von Industrieprodukten wie Maschinen oder Anlagen ist komplex. Die unterschiedlichsten Personenkreise stellen über sie digita- lisierte Technische Informationen zusammen oder rufen diese für Betrieb, Wartung oder Reparatur ab. Je nach Kontext müssen die Informationen dafür verschiedene Funktionen erfüllen. 2016 rief die Gesellschaft für Technische Kommunikation (tekom) eine Arbeitsgruppe zur Entwicklung eines Datenbereitstellungsstandards für intelligente Informationen zusammen. Das Ziel des „intelligent information Request and Delivery Standard“ (iiRDS): Informationen sollen sich mithilfe von Metadaten dynamisch an Rollen und Anwendungskontexte anpassen.


Von den enormen Vorteilen, die sich mit einem Datenbereitstellungsstandard für intelligente Informationen branchen- und anwenderübergreifend realisieren lassen, ist unter anderem der DERCOM – der Verband Deutscher Redaktions- und Content Management System Hersteller – vollauf überzeugt. Der neue Standard soll es Usern erlauben, Technische Dokumentationen auf digitalem Wege abzurufen – und das individuell auf ihre Bedürfnisse ausgerichtet. Zudem garantiert die Verwendung standardisierter Metadaten, dass keine kostspieligen Mediengrenzen entstehen.

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Technische Informationen sollten allen Beteiligten jederzeit und vollständig zur Verfügung stehen.

Dadurch ist gewährleistet, dass die Wahl des Content Delivery- bzw. Web-Servers auf Seiten des Users keine Auswirkungen auf die Bereitstellung der Informationen besitzt. Das entspricht ganz der Agenda des DERCOM: Die Verbandsmitglieder unterstützen etwa 80 Prozent der Anwender von Redak-tionssystemen und CMS im deutschsprachigen Raum mit ihren Lösungen. Eines der Hauptziele des DERCOM ist die Standardisierung – dementsprechend engagiert sich der Verband mit allen Mitgliedern aktiv in der Arbeitsgruppe zum iiRDS.

Eine Dokumentation, unzählige Möglichkeiten

Das Potential Technischer Dokumentationen, die intelligente Informationen nutzen, wird an einigen Beispielen deutlich: In Folge einer Fehlermeldung möchte ein Monteur gezielt die Informationen zur entsprechenden Sektion einer Technischen Dokumentation digital abrufen. Der Anwender interessiert sich hingegen viel wahrschein- licher für die Abschnitte, die den Regelbetrieb oder Pflege- und Wartungsabläufe beschreiben. Doch je komplexer die Anlage, desto komplexer zeigt sich natürlich auch die dazugehörige Dokumentation. Die Idee des iiRDS setzt genau dort an. Mit ihm soll es passend zum Anwendungskontext möglich sein, dynamisch und zielgerichtet die jeweils benötigten Informationen abzurufen und entsprechend der situativen Bedürfnisse darzustellen – sei es für den Anwender am stationären Desktop-PC oder den Monteur, der vor einer Anlage steht und die Dokumentation mit dem Tablet aufruft.

Dabei dient der iiRDS als Transmis- sionsriemen zwischen Information und Anfrage seitens der User. Als Beispiel stelle man sich einen Techniker vor, der bei einer Anlage einen bestimmten Fehlercode ausliest. Diesen sendet er an einen Server. Der Standard erkennt seine Anfrage und prüft die Berechtigung des Nutzers, verpackt alle benötigten Informationen entsprechend und schickt diese auf das Mobilgerät des Users. Dort werden die Informationen dank der Verwendung des iiRDS wie gewünscht dargestellt. Durch dieses Prinzip sind sogar Szenarien denkbar, die die Möglichkeiten einer klassischen Dokumentation – sei es auf Papier oder in digitalisierter Form – bei weitem übersteigen. Z. B. könnten sich Techniker Wartungspläne für komplette Anlagen selbst dann generieren lassen, wenn die einzelnen Komponenten von unterschiedlichen Lieferanten stammen. Der Standard liefert somit einen entscheidenden Beitrag, um Workflows zu optimieren, die Ressource Zeit effizient einzusetzen und dadurch wirtschaftlicher zu arbeiten.

Topics, Metadaten und Co.

Bild 2 Der Standard iiRDS („intelligent information Request and Delivery Standard“) verspricht große Vorteile für Konstrukteure, Monteure, Anwender ...

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Der Standard iiRDS („intelligent information Request and Delivery Standard“) verspricht große Vorteile für Konstrukteure, Monteure, Anwender ...

Die Voraussetzung für die kontextuelle Aufarbeitung von Informationen ist es, den Fokus nicht länger auf das gesamte Dokument zu legen, sondern das Dokument in einzelne Topics beziehungsweise Themen aufzugliedern. Eine Dokumentation ist in diesem Sinne als Gesamtmenge zusammenhängender Themen zu verstehen. Bei der klassischen Technischen Dokumentation auf Papier, also beispielsweise einem Benutzerhandbuch für eine Maschine oder Anlage, würde der User das Inhaltsverzeichnis nach Schlagwörtern durchsuchen und selbst den Kontext zu der vorliegenden Situation herstellen. Zwar bietet der iiRDS eine Suchfunktion, doch gilt es noch eine Hürde zu überwinden: Sprache kann mehrdeutig sein, unterschiedliche Begriffe bezeichnen manchmal ein und denselben Gegenstand oder Kontext. Der „Monteur“ kann etwa als „Techniker“ bezeichnet werden, der „Fehlercode“ wird zum „Störbericht“ – oder umgekehrt. Um dieses Problem zu lösen und den Usern intelligente Informationen standardisiert zur Verfügung zu stellen, bedarf es der Vergabe von einheitlichen Metadaten. Nur durch dieses Prinzip lassen sich Dokumentationsinhalte auch über Herstellergrenzen hinweg universell austauschen.

Standardisiert werden dabei die allgemeinen Metadaten, die die Dokumentation selbst, also etwa einzelne Sektionen, näher beschreiben. Unberührt von der Standardisierung bleiben hingegen spezifische Metadaten, die nötig sind, um etwa unterschiedliche Produktvarianten wie verschiedene Modelltypen einer Anlage zu charakterisieren. So gelingt der Brückenschlag aus Standardisierung auf der einen und der herstellerbedingten Individualität auf der anderen Seite.

Das erste Standardvokabular für Technische Dokumentationen

Als zentrale Informationseinheit für Metadaten dient beim iiRDS die InformationUnit, die entweder ein Paket, ein Dokument, ein Topic oder ein Fragment innerhalb eines Topics darstellt. Diese jeweiligen Informationseinheiten sind direkt über eine URL (Uniform Resource Locator) erreichbar. Hinzu kommen für jede InformationUnit funktionale Metadaten und Produktmetadaten. Funktionale Metadaten meinen etwa Fehlercodes, Intervalle für Wartungen oder Auflistungen benötigter Werkzeuge. Produktmetadaten beinhalten Produktvarianten oder auch variantengebende Metadaten wie etwa Funktionen oder Komponenten. „In der Summe ergibt diese Metadatenbibliothek das erste standardisierte Vokabular für Technische Dokumentationen“, erklärt Stefan Freisler, Vorstand DERCOM. Es wird sowohl in Deutsch als auch Englisch verfügbar sein.

Intelligente Informationen clever verpackt

Die Informationspakete, die mit iiRDS ausgeliefert werden, bestehen aus einer Inhaltsdatei im HTML- oder XML-Format sowie einer Steuerdatei samt der Metadaten im RDF-Format. Obwohl die Blickrichtung des iiRDS in diesem Sinne zukunftsweisend ist, gerät der Ist-Zustand dabei nicht aus den Augen. Noch ist es nicht Usus, dass Unternehmen Dokumentationen auf Topic-Basis erstellen, außerdem lassen sich viele Bestandsdokumentationen nicht in neue Formate wie HTML5 übertragen. Ein dreistufiges Konzept soll das Problem lösen.
Auf der niedrigsten Stufe enthält das Paket das komplette Dokument, z. B. als PDF, sowie die dazugehörigen Metadaten. Stufe zwei beinhaltet die Dokumentationsmodule, also etwa Topics in HTML5 oder XML. Hinzu kommen die Metadaten der Module. Erst bei Stufe drei greifen User auf die Dokumentationsmodule inklusive aller Metadaten der Topics sowie weiter aufgefächert auch auf die Fragmente von Topics zu. Das ermöglicht zum Beispiel die feindifferenzierte Auswahl von selbst einzelnen Warnhinweisen innerhalb von Topics.

iiRDS mitgestalten

Bereits auf der vergangenen tekom-Jahrestagung im November 2016 stellte die Arbeitsgemeinschaft zum iiRDS erste Use Cases für das neue Format vor, im März erfolgte die Veröffentlichung der Entwurfsversion. Diese steht als Open-Source-Datei allen interessierten Benutzern zur Verfügung. Zwar ist die Veröffentlichung der ersten Vollversion bereits für Sommer geplant, dennoch lohnt sich der Download der aktuellen Ausgabe für fachkundige User.

Sie können aktiv bei der Optimierung des iiRDS helfen. Die Vergabe von Metadaten ist ein aufwendiger und anspruchsvoller Prozess – das gilt umso mehr, wenn der Anspruch auf Standardisierung erhoben wird. Das neue Format wird von regem Interesse und zahlreichen produktiven Kommentaren spürbar profitieren.

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Kontakte:
DERCOM Verband deutscher Redaktions- und Content Management System Hersteller e. V.
Kapuzinerstraße 32
96047 Bamberg
E-Mail: dercom@dercom.de
www.dercom.de
 
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