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Ausgewählte Ausgabe: 10-2017 Ansicht: Modernes Layout
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Softwarebasierte Prozesse statt Umlaufmappen

DIGITALISIERUNG | Ist eine Buchhaltung wie vor zwanzig Jahren noch zeitgemäß? Oder erfordert der Kosten- und Effizienzdruck in der Energiewirtschaft einen digitalen Eingangsrechnungs-Workflow? Schnellere Durchlaufzeiten, mehr Transparenz und eine höhere Flexibilität sprechen dafür.


Das Bild ist bei vielen Stadtwerken und Energieversorgern noch allgegenwärtig: Mitarbeiter, die mit Umlaufmappen die Flure bevölkern, weil sie Rechnungen von Sachbearbeiter zu Sachbearbeiter befördern. Die Nachteile liegen auf der Hand: Die Mitarbeiter sind in dieser Zeit unproduktiv, es fehlt die Transparenz über die Rechnungen sowie den buchhalterischen Status quo, und das Verfahren ist fehleranfällig. Mit einem automatisierten Eingangsrechnungs-Workflow einschließlich digitaler Belegerfassung und einem Archivsystem lassen sich diese Nachteile beheben. Sinnvoll ist dabei eine Integration in das vorhandene ERP-System.

Stempel und Umlaufmappe gehören der Vergangenheit an – der digitale Eingangsrechnungs-Workflow ermöglicht die Rechnungsbearbeitung sogar per Smartphone-App.

Stempel und Umlaufmappe gehören der Vergangenheit an – der digitale Eingangsrechnungs-Workflow ermöglicht die Rechnungsbearbeitung sogar per Smartphone-App.


Gemeinsam mit den Kollegen des Geschäftsbereichs „Dokumentenmanagementsysteme“ (DMS) haben die Energiewirtschaftsspezialisten des IT-Dienstleisters Cortility GmbH eine Lösung für EVU entwickelt, die den Besonderheiten der Energiewirtschaft Rechnung trägt und die positiven Erfahrungen aus anderen Branchen nutzt. „Der gesamte Prozess bietet enormes Optimierungspotenzial und ist geradezu prädestiniert für die Umstellung von manuellen auf automatisierte digitale Arbeitsabläufe“, sagt Klaus Nitschke, Geschäftsführer bei Cortility. Wichtig dabei sei, dass die Nutzung bedienerfreundlich ist. „In der Regel reicht ein Klick, um den weiteren Workflow festzulegen oder die Rechnung zu bearbeiten und an die entsprechende Freigabestelle weiterzuleiten – der schnelle Zugriff und die gute Übersicht führen zu einer hohen Akzeptanz bei den Mitarbeitern“, berichtet er aus der Praxis.

IT-Unterstützung spart Zeit und verschafft Entlastung

Der Eingangsrechnungs-Workflow von Cortility bietet zwei Ansatzpunkte, um die Effizienz in der Buchhaltung zu verbessern und die Mitarbeiter in den Fachabteilungen von Verwaltungsaufgaben zu entlasten: einerseits durch Automatisierung, andererseits durch Hilfen bei der Bearbeitung.

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